Initiativen

Planung ist das halbe Projektleben

Projektarbeit ist wie ein Puzzle. Es fängt mit einem Teilchen an, und nach und nach fügt sich alles zu einem großen Bild zusammen. Das erste Puzzleteil ist die Idee. Es folgen das Ziel und die Strategie, um aus der Idee ein erfolgreiches Projekt zu machen.

Zielsicher sein

Ganz gleich, ob Sie eine Idee haben oder dieser bereits konkrete Projektmaßnahmen gefolgt sind – behalten Sie immer Ihr Ziel im Auge. Es muss klar und deutlich formuliert sein. Wie das funktioniert?

Mit dieser Basis lässt sich Ihr Projekt wesentlich besser planen und managen. Denn Sie kennen nun die Ausgangslage und die Rahmenbedingungen, wissen um Ihre eigenen Erwartungen und sind in der Lage, die Stärken und die Schwächen Ihres Projekts richtig einzuschätzen.

Tipp: Ideen sammeln

Wenn es Ihnen schwer fällt, Ihr Ziel zu definieren, kann Brainstorming helfen. Im Klartext heißt das: Sie sammeln gemeinsam mit anderen Ideen. Setzen Sie sich mit Ihren Teammitgliedern zusammen oder laden Sie Freunde und Familienmitglieder ein. Ziel ist es, möglichst viele Einfälle in kurzer Zeit zu erhalten. Wichtig: Es darf keine Kritik geäußert werden. Jeder darf die Idee eines anderen aufnehmen und weiterentwickeln. Das Fantasieren ist ausdrücklich erwünscht. Die Ideen werden erst gesammelt und schriftlich festgehalten und später geordnet. Zum Schluss bewerten Sie die Einfälle und legen daraus das Ziel für Ihr Projekt fest.

Über den Tellerrand schauen

Seien Sie spontan und kreativ! Das ist eine besonders wertvolle Regel beim Projektmanagement. Selbst wenn Sie Ihr Ziel festgelegt haben, werden Sie erfahrungsgemäß immer wieder auf Probleme stoßen. Dann heißt es: einen kühlen Kopf bewahren und nach Lösungen suchen. Schauen Sie dabei über den Tellerrand und gucken Sie sich an, wie andere Menschen ähnliche Situationen gemeistert haben. Aber überlegen Sie nicht zu lange. Wägen Sie kurz zwischen wichtigen und weniger wichtigen Informationen ab und legen Sie los! Ganz wichtig: Begeistern Sie andere Menschen für Ihre Idee. So erhalten Sie Unterstützung und den ein oder anderen hilfreichen Tipp.

Pläne schmieden

Ein Projekt – ob groß oder klein – besteht immer aus Meilensteinen, die Sie erst nach und nach erreichen. Gemeint ist zum Beispiel die Beantragung von Fördergeldern oder die Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen. Es ist wichtig, diese Phasen festzuhalten. Am einfachsten geht das, wenn Sie mit verschiedenen Plänen arbeiten. Dort halten Sie fest, wer welche Aufgaben übernimmt und wann welche Aufgabe erledigt sein muss. So behalten Sie den Überblick bei Ihrem Projekt und verlieren das Ziel nicht aus den Augen.

Tipp: Im Internet gibt es einige Möglichkeiten, um Dokumente, Bilder etc. mit seinen Projektmitgliedern auszutauschen. Probieren Sie zum Beispiel mal eine Dropbox aus.

Kosten kalkulieren

Wo gehobelt wird, dort fallen Späne – auch bei der Projektarbeit. Und meistens entstehen auch Kosten. Das kann beim Telefon anfangen über Fahrtkosten bis hin zum Druck von Flyern gehen. Daher ist es wichtig von Anfang an einen Budgetplan zu haben. Sie können damit langfristig planen und sich Strategien überlegen, Gelder zu organisieren. Tipps, wie das funktionieren kann, erhalten Sie in der Rubrik Fundraising.